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MS Dynamics CRM 2011 Seriendruckvorlagen

Das Pendant zur Erstellung vom E-Mail Vorlagen sind Seriendruckvorlagen. Diese werden mittels Microsoft Word erstellt. Viele kennen diese Funktion wahrscheinlich schon, da die Grundlage nicht anderes ist, als die bereits bekannte Seriendruckfunktion von Microsoft Word.

Der Vorteil ist, im Zusammenspiel von Microsoft Word und Microsoft Dynamics CRM 2011 ist, dass man nun direkt aus dem Kontakt oder einer Firma einen einzelnen Brief oder sogar Serienbrief versenden kann. Hierzu nutzt man die zuvor erstellte Seriendruckvorlage.

Der Empfänger (es können auch mehrere sein) wird selektiert und anschließen über hinzufügen > Seriendruck die gewünschte Seriendruckvorlage gewählt. Wenn die Seriendruckvorlage dann auch noch die richtigen Datenfelder wie z.B. Anschrift und/oder Name des Kontaktes enthält, wird so ein fertiger Brief generiert. Dieser kann dann im besten Fall direkt verschickt werden. So kann man relativ simple und effektiv seinen Kunden einen neuen Newsletter oder einen Neujahrsguss zukommen lassen.

Wichtig ist, dass die Seriendruckvorlage im „XML“ Format erstell wurde. Diese wir dann im CRM im Menü Seriendruckvorlage hochgeladen und kann anschließend direkt verwendet werden. Voraussetzung ist natürlich, dass in Microsoft Word die Benutzung von Makros erlaubt ist, da sonst die automatisierte Erstellung von Briefen nicht korrekt funktioniert. Desweitern muss unter Windows bzw. Office das CRM Plug-In von Microsoft installiert sein.
bsNoch ein Hinweis zu den Datenfeldern; diese ähneln sehr den bereits bekannten Datenfeldern aus den E-Mailvorlagen. Das ist ja auch logisch, denn diese greifen genauso auf die SQL Datenbank zu, wie die aus den E-Mailvorlagen.
Diese werden als Platzhalter mit ins Word-Dokument aufgenommen. Als Beispiel habe ich den Briefkopf für ein Kundenanschreiben eingeführt. In der ersten Zeile steht der Name der Firma, dann die Kontaktperson mit Anrede und anschließen die Straße, PLZ und der Ort. Wenn man nun dieses Dokument als Seriendruckvorlage nutzt werden automatisch die Felder ausgefüllt und man kann den Brief sofort ausdrucken oder per Mail versenden, wobei man dann eher die E-Mailvorlagen nutzen sollte. Aber dies ist jedem selbst überlassen.

Wie ich finde eine sehr schöne  Lösung um Briefe zu erstellen die immer gleich aussehen und man verringert zudem noch die Möglichkeit von Rechtschreibfehlern.

 

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