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Geburtstagsreminder mit Microsoft CRM 2011 Teil 2

Kommen wir diese Woche nun zu der „echten“ Erstellung eines Geburtstagsreminders.
Dies hatte ich ja im letzten Blog bereits angekündigt.
Die Realisierung  des Geburtstagsreminders erfolgt über einen Prozess.
Diesen erstellen wir im CRM 2011 im Bereich Einstellungen -> Prozesscenter  -> Prozesse.
Wir erstellen nun einen neuen Prozess,  der als bedarfsbedingter und als untergeordneter Prozess ausgeführt werden darf. Dies ist nötig, damit der Prozess sich selber wieder aufrufen darf. Hier entsteht dann im Zweifel auch die Problematik, dass der Prozess in einer Endlosschleife läuft, da er sich selber immer wieder aufrufen darf bzw. muß.
Der Prozess wird gestartet sobald ein Datensatz erstellt wird oder das Datensatzfeld „Geburtstag“ geändert wird.

Weitere Infos: Entität: Kontakt; Prozessname: Geburtstagsreminder

Kommen wir nun zu den Bedingungen:

Falls Kontakt:Nächster Geburtstag  > [Prozess-Ausführungszeit] und [Kontakt:Nächster Geburtstag enthält Daten], dann:
– Timeout bis X Tage vor Kontakt:Nächster Geburtstag, dann
– E-Mail senden: Neue Nachricht erstellen: „Beliebiger Inhalt“
-Aktualisiere: Kontakt (Feld Nächster Geburtstag um 12 Monate erhöhen)
– Untergeordneten Workflow starten: Kontakt Geburtstagsreminder
Andernfalls, falls Kontakt:Nächster Geburtstag enthält Daten, dann:
-Aktualisiere: Kontakt (Feld Nächster Geburtstag um 12 Monate erhöhen)
– Untergeordneten Workflow starten: Kontakt Geburtstagsreminder

 

Wenn diese dann so wie beschrieben erstellt wurden, kann der Prozess aktiviert werden und sollte dann X Tage vor einem Geburtstag eines Kontaktes eine E-Mail senden. Als Empfänger für die generierte Email kann man einen Mitarbeiter oder einer Verteilerliste einpflegen.
Im zweiten Step kann man auch darüber nachdenken, ob man nicht direkt eine E-Mail an den Kontakt bzw. Kunden schicken möchte. Generell finde ich eine persönliche Geburtstagskarte per Post schönen als eine automatisch generierte E-Mail. Aber das ist jedem selber überlassen.
Im Prozessfenster kann man dann auch im Abschnitt Workflow prüfen, ob der Prozess korrekt läuft und zum richtigen Zeitpunkt die Benachrichtigung versendet.

So, dass war’s. Viel Spaß beim nachbasteln!!

 

 

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Ein Kommentar zu "Geburtstagsreminder mit Microsoft CRM 2011 Teil 2"

  1. Calvin sagt:

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