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Geburtstagsreminder mit Microsoft CRM 2011

Wenn man sich etwas intensiver mit den Prozessen auseinander gesetzt hat, die Microsoft Dynamics CRM 2011 anbietet, erkennt man schnell, wie umfangreich und komplex dieser Bereich ist. Die Möglichkeit eigene Prozesse zu erstellen, abzuändern und vordefinierte Prozesse zu verändern zeigt mal wieder wie dynamisch Microsoft CRM 2011 ist.
Hier liegt aber auch das Problem. Wer viel verändern kann, kann (bei fehlendem Wissen) auch viel kaputt machen. Immerhin besitzt der Bereich Prozesse eine einigermaßen gute Plausibilitätsprüfung und bricht Prozesse, für den Fall das man einen Prozess erstellt hat der in einer Endlosschleife läuft, nach 250 Durchläufen ab.

Kommen wir zu unserem eigentlichen Problem. Wir möchten nun einen Prozess erstellen der uns 4 Tage bevor einer unserer Kunden Geburtstag hat eine E-Mail Reminder schickt, damit wir ihm eine Geburtstagkarte zukommen lassen können.

Erst einmal zur Theorie.
Als Beispiel nehmen wir Max Mustermann der am 10.05.1980 geboren wurden.
Ich möchte nun eine E-Mail am 06.05 bekommen, dass Herr Mustermann in 4 Tagen Geburtstag hat und ich ihm eine Geburtstagkarte verschicken soll. Und das jedes Jahr.
Genau das führt zu unserem ersten Problem. Ich kann zwar dem CRM sagen, schicke mir eine E-Mail x Tage vor einem bestimmten Datum, dass würde aber dazu führen, das ich einmalmalig am 06.05.1980 eine E-Mail.

Denn:
Das CRM führt alle Daten mit Jahrenzahlen somit auch die Geburtstage. Meine „Wenn – Dann“ Bedingung würde lauten: Wenn Heute gleich 4 Tage vor Geburtstag dann schicke mir eine E-Mail. Diese Bedingung tritt aber nur einmal ein. Und zwar wie bereits beschrieben am 06.05.1980. Also 4 Tag vor der Geburt. In den folgenden Jahren würde ich dann keine E-Mail mehr erhalten. Etwas unpraktisch!

Die Lösung ist zwar logisch relativ einfach aber wieder etwas umfangreicher im CRM zu realisieren. Wir generieren also ein neues Feld bzw. Entität „Nächster Geburtstag“. Dieses Feld muss noch nicht einmal im Formular eingefügt werden oder sichtbar sein. Es dient lediglich zur Speicherung des Datums.
Dieses Feld benötigt allerdings ein bisschen Aufmerksamkeit. Ich muss nun dafür sorgen, dass in diesem Feld jedes Jahr der aktuelle Geburtstag steht. Dies soll das CRM von alleine erledigen ohne das ich jedes Jahr meine komplette Kundeliste durchgehen muss um dann den Geburtstag einzutragen. Also erstelle ich eine weitere Bedingung die nach dem die E-Mail an mich geschickt wurde die Entität „Nächster Geburtstag“ um ein Jahr erhöht um mich dann im nächsten Jahr wieder erinnern zu können. Zum Schluss muss ich nur dafür sorgen, dass sich der Prozess sich jedes Jahr wieder aufruft.

Wie die einzelnen Bedingungen aussehen und wir das Ganze in der Praxis im CRM dann realisieren wird zeige ich euch das nächste Mal.

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