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Komplette Softwarelösungen für Unternehmen – Ratgeber anhand eines konkreten Beispiels

In der heutigen Zeit kommen Betriebe ohne geeignete Software-Unterstützung nicht mehr aus. Diese hängt eng mit der Größe der Firma zusammen. Je kleiner sie ist, desto mehr Abteilungen werden zusammengelegt und schließlich bei Kleinstbetrieben, Freiberuflern oder Selbstständigen von einzelnen Personen geführt. Umso wichtiger ist die Zuverlässigkeit und Präzision der verwendeten Programme.

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Quelle: Lexware

Welche Abteilungen einer Firma werden aktuell durch Software bewältigt?

Grundsätzlich ist beinahe für jede Abteilung eines Betriebs Software hilfreich. Typischerweise wird Software für Themenfelder wie

  • Buchhaltung/ Rechnungswesen
  • Logistik/ Supply Chain Management (SCM)
  • Marketing, Kundenbetreuung und Customer Relationship Management (CRM)
  • Öffentlichkeitsarbeit/ Public Relations (PR)
  • Verkauf, Vertrieb
  • Forschung und Entwicklung

eingesetzt. Je größer die Firma ist, desto differenzierter präsentiert sich dabei die Struktur eines Konzerns. So können eigene Abteilungen für Qualitätssicherung, Hardwareadministration/ Technik oder Hausverwaltung hinzutreten.

Komplettlösungen für Unternehmen an einem Beispiel

Parallel zum Aufstieg des Internet, zur Anzahl der Benutzer mobiler Endgeräte und der weltweiten Vernetzung der Menschen steigt die Anzahl von IT-Dienstleistern aller Art an. So erledigen Ein-Mann-Betriebe oder Selbstständige PC-Reparaturen, liefern fachkundige Beratung für Computerprodukte oder programmieren Software. Mittelständische Betriebe und Großkonzerne vertreiben zusätzlich noch alle Arten von Elektronikgeräten. Wählen wir die IT-Branche als Beispiel, da sie allgegenwärtig ist und schon seit Jahrzehnten weltweit ständig wächst. Insbesondere ihre Auftragsverwaltung betrachten wir in diesem Beispiel näher, wobei wir im Hinterkopf behalten, dass sie nur EIN Teil der angesprochenen Komplettlösung ist.

Standardprogramme und Freeware

Viele Unternehmer sind dem Geist des Lean Management (= der schlanken Unternehmensführung) verpflichtet. Sie überprüfen alle Ausgaben, Mitarbeiter und Strukturen auf ihre Nützlichkeit. Dies hat im Rahmen der Globalisierung, bei der sich alle Konzerne in einem internationalen Wettkampf behaupten müssen, auch seinen Sinn. Nicht sehr sinnvoll ist es hingegen, bei der verwendeten Software zu sparen.

Lediglich Ein-Mann-Betriebe oder Gründer in der Anfangsphase sollten sich deshalb überlegen, ihre Aufträge für die Reparatur von Notebooks oder Netzwerkeinrichtungen mit Standardprogrammen (etwa Excel) oder kostenloser Freeware wie debitoor zu verwalten. Obwohl diese kostenlose Anwendung noch zu den zuverlässigeren gehört, bietet sie für den Programmierer oder Webmaster nur essentielle Verwaltungsfunktionen.

Ein PC-Tüftler kann solche Anwendungen nutzen, um sein Logo in Rechnungen zu integrieren, Mahnungen an säumige Schuldner zu verschicken und Preisabstufungen seiner Leistungen aufzulisten. Er kann Preise (mit Umsatzsteuer) eintragen und Daten ex- und importieren. Dennoch ist die Eintragung von Kunden, Rechnungen und sonstigen Daten in Excel-Listen äußerst mühsam und zeitraubend und gar nicht, die Verwendung von Freeware nur bedingt zu empfehlen. Letztere ist häufig geprägt von (nicht abschaltbarer) Werbung für kostenpflichtige Upgrades. Außerdem kann man kostenlose Programme nicht dynamisch den Veränderungen eines mittleren IT-Betriebs anpassen, der beispielsweise durch Administrationsaufträge für eine große Firma plötzlich expandiert. Darüber hinaus fehlt zumeist jegliche Aktualisierung, sodass wichtige gesetzliche Neuerungen wie aktuell die SEPA-Umstellung manuell nachgebessert werden müssen oder – noch schlimmer – vom IT-Dienstleister in unserem Exempel selbst übersehen werden.

Lizenzprogramme

Für nahezu alle Arten von Unternehmen sind hingegen Lizenzprogramme geeignet. Sie sind sowohl speziell für die Auftragsverwaltung und Fakturierung wie auch als Komplettlösungen, beispielsweise bei den Softwareanbuetern von Lexware, erhältlich. Komplettlösungen wie büro easy plus beinhalten die oben genannten Features zur Auftragsverwaltung sowie weitere wichtige Funktionen, beispielsweise zur Buchhaltung, Firmenverwaltung, der Erstellung von Briefen und Newslettern oder zum Online-Banking.

Kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), aber auch große Konzerne können mit solcher Lizenzsoftware aber darüber hinaus beispielsweise alle Arten von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen oder Kundenrechnungen anlegen, ihr Lager sowie ihre offenen Posten besser verwalten und sich Übersicht über die Kunden- und Lieferantenlastschriften verschaffen. Neben zahlreichen Zusatzfunktionen werden kostenpflichtige Programme im Normalfall von unabhängigen Prüfungsgesellschaften zertifiziert, im Falle von Lexware entsprechen sie den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB). In der Regel kann man die Lizenzsoftware vier Wochen lang kostenlos testen.

Cloud-Dienste im Geschäftsalltag

Daneben existiert eine weitere Methode, die seit einigen Jahren weltweit boomt. Ein großer Elektronikkonzern kann dabei seine Auftragsverwaltung oder andere Teile seiner Struktur, beziehungsweise Aufgaben (siehe oben) an externe IT-Dienstleister auslagern. Dies nennt man Cloud-Computing, wobei in unserem Beispiel Software as a Service (SaaS) genutzt werden könnte. Dabei würde etwa ein Großkonzern der IT-Branche seine Kunden- und Rechnungsdaten an den Cloud-Service übergeben. Dieser würde mit seinen Fähigkeiten und seinen Speicherkapazitäten die genannten Aufgaben übernehmen und beispielsweise Mahnungen an säumige Schleckermäuler senden.

Kritisiert wird jedoch häufig, dass Cloud-Anbieter durch die Lagerung von sensiblen Daten auf externen Servern die Sicherheit nicht vollkommen gewährleisten könnten. Dies liegt abschließend daran, dass die Gesetzgebung mit der Entwicklung im IT-Bereich noch nicht Schritt halten konnte, so dass immer noch rechtliche Grauzonen bestehen.

Abgelegt unter: Software

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