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MS Dynamics CRM 2011 E-Mail Vorlagen erstellen und nutzen

 

MS Dynamics CRM 2011 E-Mail Vorlagen erstellen und nutzen.

 

Das bereits in der 5ten Version erschienene Dynamics CRM von Microsoft bietet neben vielen anderen nützlichen Tools unter anderem die Möglichkeit dynamische E-Mail Vorlagen zu erstellen, um diese dann in der täglichen E-Mail Konversation mit Kunden oder Partnern einzubinden.

Dadurch wird der Zeitaufwand, der zur Erstellung von E-Mails benötigt wird, deutlich verringert. Die standarisierten Vorlagen bieten unter anderem die Möglichkeit ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens zu schaffen und verringert die Gefahr von Rechtschreibfehlern, da der Großteil des Textes bereits vorgefertigt ist und nicht mehr verändert werden muss.
Zu erstellen sind diese Vorlagen bei Microsoft Dynamics CRM 2011 im Bereich
Einstellungen > Unternehmen > Vorlagen. Hier können auch Seriendruckvorlagen erstellt werden, die Verwendung in Microsoft Word finden. Dazu aber später mehr. Wichtig für die Verwendung von Vorlagen jeglicher Art, ist eine gut gepflegte Datenbank, da die Vorlagen ihre Daten immer aus der CRM Datenbank beziehen. Somit sollte, gerade bei persönlichen Anrede von Kunden oder Partnern die Felder Nachname, Vorname und Anrede gepflegt werden. Hier kommt unter anderem auch der Unterschied zwischen Benutzer und Kontakt zum Tragen, denn um eine E-Mail generieren zu lassen, die eine persönliche Anrede und den Namen des Absenders enthält, muss den CRM bekannt sein wer Empfänger (Kontakt) und wer der Absender (Benutzer) ist.

Wer möchte, kann in der Vorlage auch seine Visitenkarte einfügen lassen. Voraussetzung hierfür ist eine Bild der Visitenkarte im JPEG-Format. Man kann z.B. in einem Netzlaufwerk einen Ordner erstellen in dem sich alle Visitenkarten der Mitarbeiter befinden. Jedem Benutzer wird nun der Link des Fotos im Feld „Foto-URL“ zugeordnet.

Dieses Datenfeld {!Benutzer:Foto-URL;} kann nun in der Vorlage eingefügt werden. Nun reicht es leider nicht, nur dieses Datenfeld einzufügen. Denn dies führt nur dazu, dass der Link des Fotos in der generierten E-Mail eingefügt wird. Viel sinniger ist es, den Link mit dem HTML Befehl „img scr“ zu kombinieren.
Der bewirkt, daß nicht mehr nur der Link angezeigt wird, sondern das hinterlegte Foto. Der Befehl sieht also folgender maßen aus: <img scr ={!Benutzer:Foto-URL;}>

Wer möchte, kann diesen Befehl durch width=XX height=XX ergänzen und so eine Skalierung des Bildes bewirken. Wie vielen bekannt können die XX für eine feste Pixel-Anzahl stehen oder in Prozent angegeben werden. Somit ist auch hier sichergestellt das die Bilder immer in der gleichen Größe dargestellt werden.

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